Lönekartläggning: stor guide i 7 steg
Lönekartläggning är ett årligt krav för alla arbetsgivare, men processen kan göras hanterbar även utan en stor HR-avdelning. Den här guiden visar hur ni granskar löner, värderar roller och hittar skillnader som behöver förklaras. Här bjuder vi på sju konkreta steg från planering och datainsamling till åtgärder och uppföljning.
Vad innehåller artikeln?
Varje år
Alla arbetsgivare ska göra lönekartläggning varje år.
7 steg
Från planering och datainsamling till åtgärder och uppföljning.
10+ anställda
Från tio arbetstagare ska lönekartläggningen dokumenteras skriftligt.
Kort sammanfattning
En lönekartläggning innebär att arbetsgivaren granskar:
- Företagets lönebestämmelser och lönesättningspraxis
- Löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika arbete
- Löneskillnader mellan kvinnodominerade arbeten och andra likvärdiga arbeten
- Kvinnodominerade arbeten som har lägre lön trots att arbetet ställer högre krav
Alla arbetsgivare ska genomföra arbetet varje år enligt diskrimineringslagen. Arbetsgivare som vid ingången av kalenderåret har minst tio arbetstagare ska dessutom dokumentera lönekartläggningen skriftligt. Läs DO:s vägledning om lönekartläggning.
Lönekartläggningen kan delas upp i sju steg:
1. Planera arbetet
2. Granska lönebestämmelser och praxis
3. Samla in lönedata och information om rollerna
4. Gruppera arbeten som är lika
5. Arbetsvärdera och identifiera likvärdiga arbeten
6. Analysera och förklara löneskillnader
7. Dokumentera, åtgärda och följ upp
Vad är en lönekartläggning?
En lönekartläggning är en systematisk genomgång av företagets löner, lönekriterier och anställningsvillkor.
Det räcker därför inte att kontrollera om kvinnor och män med samma jobbtitel har samma lön. Arbetsgivaren behöver också undersöka om olika arbeten är likvärdiga och om kvinnodominerade roller riskerar att värderas eller betalas lägre.
Två arbeten kan vara helt olika till sin karaktär men ändå ha samma värde för organisationen. En administrativ roll och en teknisk roll kan exempelvis vara likvärdiga om de sammantaget ställer liknande krav på kunskap, ansvar, ansträngning och arbetsförhållanden.
Lönekartläggning handlar alltså inte om att alla ska ha samma lön. Löneskillnader får finnas, men arbetsgivaren måste kunna förklara dem med sakliga och könsneutrala skäl.
Den grundläggande frågan är:
Har kön haft betydelse för hur löner eller andra anställningsvillkor har bestämts?
Varför ska företag göra lönekartläggning?
Det främsta syftet är att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män. På så sätt ska lönekartläggningen hjälpa arbetsgivaren att förebygga könsdiskriminering i lön och andra anställningsvillkor.
En korrekt genomförd lönekartläggning kan också förhindra juridiska konsekvenser och höga kostnader för arbetsgivaren om man inte har koll.
Men en bra lönekartläggning ger också företaget bättre kontroll över hela lönestrukturen. Den kan synliggöra:
- otydliga lönekriterier
- inkonsekvent lönesättning
- roller som förändrats utan att lönen följt med
- skillnader som uppstått vid olika rekryteringstillfällen
- bonusar och förmåner som fördelas ojämnt
- befattningar som är felaktigt grupperade
- lönebeslut som saknar dokumentation
För mindre företag är detta extra värdefullt. När löner har satts av olika chefer vid olika tidpunkter uppstår lätt en struktur som ingen egentligen har planerat.
Vilka företag måste göra lönekartläggning?
Alla arbetsgivare i Sverige ska genomföra en lönekartläggning varje år. Kravet finns i diskrimineringslagen och gäller oavsett om företaget har tre, trettio eller trehundra anställda.
Däremot skiljer sig dokumentationskraven beroende på företagets storlek.
1–9 anställda
Företaget ska genomföra den årliga lönekartläggningen, men har inget lagkrav på skriftlig dokumentation.
Det är ändå klokt att dokumentera bedömningarna. Utan dokumentation blir det svårt att följa upp arbetet, komma ihåg tidigare beslut och visa hur löneskillnader har motiverats.
10–24 anställda
Arbetsgivare som vid ingången av kalenderåret har 10–24 arbetstagare ska genomföra och skriftligen dokumentera lönekartläggningen. Dokumentationen ska även visa hur arbetsgivaren har samverkat med arbetstagarna.
Minst 25 anställda
Arbetsgivare som vid ingången av kalenderåret har minst 25 arbetstagare ska dokumentera lönekartläggningen och hela arbetet med aktiva åtgärder mot diskriminering.
Lönekartläggning och lönetransparens är inte samma sak
Lönekartläggning är redan ett krav enligt svensk diskrimineringslagstiftning. Det är alltså inget nytt krav som uppstår genom EU:s lönetransparensdirektiv.
Lönetransparensdirektivet handlar bredare om insyn i hur löner bestäms. Vill du förstå direktivet och det aktuella svenska läget kan du läsa vår kompletta guide till lönetransparensdirektivet.
Lönekartläggning i 7 steg
Här går vi igenom lönekartläggningen i sju konkreta steg, från planering och datainsamling till åtgärder och uppföljning.
Steg 1: Planera arbetet och skapa samverkan
Börja med att bestämma hur lönekartläggningen ska genomföras. Utse vem som ansvarar för arbetet och vilka personer som behöver delta. I ett mindre företag kan det exempelvis vara VD eller ekonomiansvarig, någon chef och en representant för medarbetarna. Har företaget en HR-ansvarig eller HR-strateg bör den personen normalt vara involverad.
Det är arbetsgivaren som ansvarar för lönekartläggningen, men arbetet ska ske i samverkan med arbetstagarna. Samverkan kan ske genom fackliga representanter eller andra utsedda medarbetarrepresentanter.
Planeringen bör besvara följande frågor:
- Vem ansvarar för arbetet?
- Vilka behöver delta?
- Hur ska medarbetarna involveras?
- Vilken data behöver samlas in?
- När ska kartläggningen vara färdig?
- Var ska dokumentationen sparas?
- Vem ansvarar för eventuella åtgärder?
- När ska arbetet följas upp?
Ett enkelt exempel kan vara att utse en ansvarig person som samlar underlaget, att låta en chef och en medarbetarrepresentant gå igenom rollerna tillsammans, och att bestämma att arbetet ska vara klart före årets lönerevision. Spara sedan underlag, bedömningar och åtgärder på en plats där nästa års ansvariga kan hitta dem.
Förklara också tydligt vad arbetet handlar om. Arbetsvärderingen bedömer rollerna – inte personernas prestationer. Det minskar risken för att medarbetare tror att lönekartläggningen är en individuell utvärdering eller ett nytt lönesamtal.
Steg 2: Granska lönebestämmelser och praxis
Nästa steg är att undersöka vilka regler, kriterier och arbetssätt som styr företagets löner. Det handlar både om det som finns dokumenterat och om det som faktiskt sker i praktiken.
Granska exempelvis:
- lönepolicy
- lönekriterier
- kollektivavtal
- riktlinjer för ingångslön
- löneintervall
- lönerevision
- bedömning av prestation
- bonusar och provisioner
- förmåner och tillägg
- regler för löneutveckling
- lönesättning vid befordran
- lönesättning vid föräldraledighet eller längre frånvaro
Ställ sedan frågan om reglerna tillämpas på samma sätt för kvinnor och män. Ett företag kan ha till synes neutrala kriterier som ändå får olika konsekvenser. Om exempelvis vissa bonusar bara är tillgängliga för heltidsanställda kan det missgynna en grupp där många arbetar deltid.
Det är också vanligt att företag har tydliga kriterier på papperet men att olika chefer tolkar dem på olika sätt. Då är det den faktiska tillämpningen som behöver granskas.
Steg 3: Samla in lönedata och information om rollerna
För att kunna jämföra arbeten och löner behövs ett korrekt underlag. Samla information om samtliga anställda, oavsett anställningsform. Chefer och arbetsledare ska också ingå. Ett HR-system kan vara till hjälp när lönedata, rollinformation och tidigare bedömningar ska hållas samlade.
Underlaget kan bland annat innehålla:
- Kön
- Yrkesroll eller befattning
- Avdelning
- Arbetsuppgifter
- Grundlön
- Arbetstid och sysselsättningsgrad
- Fasta och rörliga tillägg
- Bonus eller provision
- Andra förmåner och ersättningar
- Ansvar och befogenheter
- Utbildnings- och kompetenskrav
- Relevant erfarenhet
- Arbetsförhållanden
- Datum för senaste löneändring
Kontrollera att lönerna går att jämföra. En deltidslön kan exempelvis behöva räknas om till heltidslön.
3
Titeln berättar inte alltid vad personen gör
Utgå inte enbart från jobbtitlar. Två personer kan ha samma titel men helt olika arbetsuppgifter och ansvar. På samma sätt kan två personer med olika titlar i praktiken utföra samma eller nästan samma arbete.
Använd därför befintliga:
- Arbetsbeskrivningar
- Anställningsavtal
- Kompetensprofiler
- Rekryteringsannonser
- Organisationsscheman
- Anteckningar från medarbetarsamtal
Om informationen är gammal eller ofullständig behöver den kompletteras. Prata med chefer och medarbetare om vad arbetet faktiskt innehåller. Fokusera på rollens normala krav, inte på den nuvarande personens prestation, personlighet eller särskilda kompetenser.
Steg 4: Gruppera arbeten som är lika
När underlaget är samlat ska medarbetarna delas in i grupper med lika arbete. Lika arbete betyder att personerna utför samma eller i stort sett samma arbetsuppgifter.
Exempel på lika arbete kan vara:
- Två ekonomiassistenter med i princip samma arbetsuppgifter
- Flera säljare med motsvarande ansvar och kundgrupper
- Två projektledare som leder liknande projekt
- Flera undersköterskor med samma typ av arbetsuppgifter
En grupp kan innehålla många personer, men också bara en person.
Analysera löneskillnader inom grupperna
Jämför lönerna mellan kvinnor och män inom varje grupp.
Börja exempelvis med:
- Genomsnittslön för kvinnor respektive män
- Medianlön
- Lägsta och högsta lön
- Lönespridning
- Bonusar och andra ersättningar
Om gruppen är liten eller företaget tillämpar individuell lönesättning behöver analysen ofta göras på individnivå. Alla upptäckta löneskillnader ska analyseras. Det finns ingen procentsats under vilken företaget automatiskt kan hoppa över analysen. Skillnader till både kvinnors och mäns nackdel ska undersökas.
Steg 5: Arbetsvärdera och identifiera likvärdiga arbeten
Att identifiera lika arbete är ofta ganska enkelt. Den svårare delen är att bedöma vilka olika arbeten som är likvärdiga. Likvärdiga arbeten behöver inte innehålla samma arbetsuppgifter. De ska i stället ställa likvärdiga krav på den som utför arbetet.
Bedömningen ska utgå från fyra huvudområden:
Kunskaper och färdigheter
Utbildning, erfarenhet, problemlösning, kommunikation, samarbete och praktiska färdigheter.
Ansvar
Ansvar för människor, ekonomi, information, utrustning, beslut och verksamhetsresultat.
Ansträngning
Mental, emotionell och fysisk belastning samt hur ofta och hur länge den förekommer.
Arbetsförhållanden
Arbetsmiljö, risker, störningar, arbetstider, resor och andra påfrestande förhållanden.
Bedöm arbetet, inte personen
Arbetsvärdering handlar om vad rollen kräver för att kunna utföras på ett normalt och fullgott sätt.
Den ska inte påverkas av:
- Hur duktig den nuvarande medarbetaren är
- Personens individuella prestation
- Personens nuvarande lön
- Hur länge personen har arbetat på företaget
- Om arbetet har hög eller låg status
- Om rollen vanligtvis utförs av kvinnor eller män
Individens prestation och erfarenhet kan senare vara sakliga skäl till en löneskillnad. Men de ska inte påverka bedömningen av själva arbetets värde.
Se upp för osynliga krav
Vissa krav är lättare att upptäcka än andra.
Teknisk kompetens, ekonomiskt ansvar och personalansvar blir ofta tydligt dokumenterade. Emotionell ansträngning, samordning, konflikthantering och ansvar för känslig information riskerar däremot att betraktas som personliga egenskaper i stället för faktiska krav i arbetet.
Exempel på krav som lätt missas är:
- Att lugna upprörda kunder
- Att hantera konflikter
- Att arbeta med människor i utsatta situationer
- Att samordna många personer och aktiviteter
- Att hantera ständiga avbrott
- Att skydda känslig information
- Att fatta snabba beslut under press
- Att bära ett stort informellt ansvar för teamets funktion
Om sådana krav konsekvent undervärderas kan kvinnodominerade arbeten bedömas för lågt.
Markera kvinnodominerade arbeten
Ett arbete betraktas som kvinnodominerat när mer än 60 procent av personerna i gruppen är kvinnor.
Jämför sedan löneläget i varje kvinnodominerad grupp med:
- Andra grupper som utför likvärdigt arbete men som inte är kvinnodominerade
- Grupper som har lägre krav men ändå högre lön
Det är arbetena som helhet som ska jämföras. En osaklig lönestruktur i ett kvinnodominerat arbete kan därför påverka både kvinnorna och männen i gruppen.
Steg 6: Analysera och förklara löneskillnader
När lika och likvärdiga arbeten har identifierats ska löneskillnaderna analyseras.
För varje skillnad behöver ni kunna svara på:
- Vad beror skillnaden på?
- Är förklaringen saklig?
- Är kriteriet könsneutralt?
- Har kriteriet tillämpats konsekvent?
- Finns dokumentation som stödjer bedömningen?
Exempel: En säljare tjänar 3 000 kronor mer än en kollega med samma roll. Förklaringen är att säljaren under två år har nått ett dokumenterat försäljningsmål som enligt företagets lönekriterier ska påverka lönen. Om målet är tydligt, går att följa upp och används på samma sätt för alla säljare kan det vara en saklig och könsneutral förklaring.
Sakliga förklaringar kan exempelvis vara:
- Relevant erfarenhet
- Dokumenterad prestation
- Större ansvar eller fler befogenheter
- Särskild kompetens som arbetet kräver
- Marknadspåverkan vid en svår rekrytering
- Historisk lön efter en omplacering, till exempel när en medarbetare behåller sin tidigare lön efter att ha flyttats till en roll med lägre ansvar
Det räcker däremot inte att skriva:
- Individuell lönesättning
- Marknadslön
- Bättre förhandlare
- Mer erfaren
- Högre prestation
- Anställdes vid ett annat tillfälle
En sådan formulering beskriver bara en möjlig förklaring. Företaget behöver kunna visa vad den faktiskt betyder och att samma princip har tillämpats på ett konsekvent sätt. Om erfarenhet används som lönekriterium bör ni exempelvis kunna förklara vilken erfarenhet som är relevant, hur den påverkar arbetet och om kriteriet har använts på samma sätt för kvinnor och män.
Samma sak gäller prestation. En säljare kan ha högre lön än andra säljare om företaget kan visa att personen har nått högre resultat över tid, att detta är ett uttalat lönekriterium och att samma bedömning görs för alla. Det räcker inte att chefen i efterhand tycker att personen “har gjort ett bra jobb”.
Exempel från ett mindre företag
Ett tjänsteföretag med 28 anställda har två projektledare: en kvinna och en man. De har samma titel, men mannen tjänar 4 000 kronor mer i månaden.
Vid analysen framkommer att mannen anställdes under en period då företaget hade svårt att rekrytera. “Marknadsläget” anges därför som förklaring.
Det kan vara ett sakligt skäl, men analysen kan inte stanna där. Företaget behöver också undersöka:
- Om rollerna fortfarande är lika
- Om marknadsskälet dokumenterades vid rekryteringen
- Om kvinnans lön har följts upp senare
- Om samma princip används vid andra rekryteringar
- Om skillnaden fortfarande är rimlig
- Om skillnaden riskerar att leva kvar utan någon planerad översyn
Lönekartläggningen behöver alltså inte visa att det ursprungliga beslutet var fel. Företaget behöver däremot dokumentera varför skillnaden finns, bestämma vem som följer upp den och sätta ett datum för när den ska granskas igen. Om skälet inte längre håller, eller om skillnaden har samband med kön, behöver företaget planera en lönejustering eller annan åtgärd.
Steg 7: Dokumentera, åtgärda och följ upp
Enligt diskrimineringslagen ska arbetsgivare som vid ingången av kalenderåret har minst tio arbetstagare dokumentera lönekartläggningen skriftligt.
Dokumentationen ska innehålla:
- Resultatet av kartläggningen och analysen
- Vilka löneskillnader som har upptäckts
- Hur skillnaderna har förklarats
- Vilka lönejusteringar eller andra åtgärder som behöver genomföras
- Kostnaden för planerade lönejusteringar
- En tidsplan för åtgärderna
- En utvärdering av föregående års planerade åtgärder
- Hur arbetet har genomförts i samverkan med arbetstagarna
Om en löneskillnad har direkt eller indirekt samband med kön ska den åtgärdas så snart som möjligt. För arbetsgivare med minst tio arbetstagare ska dokumentationen innehålla en kostnadsberäkning och tidsplan, med målet att nödvändiga lönejusteringar genomförs så snart som möjligt och senast inom tre år.
Åtgärder kan exempelvis vara:
- Justering av en eller flera löner
- Förändrade lönekriterier
- Tydligare löneintervall
- Uppdaterade rollbeskrivningar
- Utbildning för lönesättande chefer
- Enhetligare dokumentation av lönebeslut
- Förändrade regler för bonusar och förmåner
- Kompetensutveckling som ger fler möjlighet att påverka sin lön
Lönekartläggningen är inte färdig bara för att en rapport har skapats. Nästa år ska företaget kunna följa upp vad som faktiskt genomfördes. Det kan vara tidskrävande att hålla ihop data, dokumentation och uppföljning manuellt. Ett verktyg för lönekartläggning kan ge ett mer automatiserat flöde och göra uppföljningen enklare.
Vad räknas som lön?
Lönekartläggningen ska inte bara omfatta den fasta månadslönen.
Arbetsgivaren behöver även granska andra ersättningar och anställningsvillkor, exempelvis:
- Bonus
- Provision
- Övertidsersättning
- OB-tillägg
- Ansvarstillägg
- Bilförmån
- Extra pensionsavsättningar
- Försäkringar
- Andra ekonomiska förmåner
Kontrollera både vilka som får tillgång till ersättningarna och vilka kriterier som bestämmer storleken. En jämställd grundlön löser inte problemet om bonusar, tillägg eller förmåner fördelas på ett sätt som missgynnar kvinnor eller män.
Hur lång tid tar en lönekartläggning?
Tidsåtgången beror främst på:
- Företagets storlek
- Antalet olika yrkesroller
- Kvaliteten på befintlig lönedata
- Hur aktuella arbetsbeskrivningarna är
- Om en tidigare arbetsvärdering finns
- Hur många löneskillnader som behöver analyseras
Den första lönekartläggningen brukar ta längst tid eftersom företaget behöver skapa strukturen, definiera rollerna och bestämma hur arbetena ska värderas. Det kan vara en god idé att ta in extern experthjälp första gången för att sätta en bra grundstruktur. Är jobbet gjort korrekt går följande år ofta mycket smidigare. Med HR on Demand kan ni få hjälp av en HR-strateg med arbetsvärdering, analys och dokumentation.
När detta är gjort blir kommande kartläggningar betydligt enklare. Då handlar det främst om att uppdatera data, hantera förändrade roller, analysera nya skillnader och följa upp tidigare åtgärder.
Kan man göra lönekartläggningen i Excel?
Ja. Lagen kräver inte att företaget använder ett särskilt system, men arbetet kan vara tidskrävande. För ett mycket litet företag med få roller kan ett kalkylark vara tillräckligt. Har ni tid och kunskap går det bra. Utmaningen är att Excel inte automatiskt skapar struktur, kontrollerar bedömningarna eller säkerställer att alla delar finns med.
När antalet medarbetare och roller ökar blir det svårare att:
- Hålla lönedata uppdaterad
- Jämföra roller konsekvent
- Dokumentera motiveringar
- Bevara historik
- Följa upp åtgärder
- Hantera känsliga uppgifter säkert
- Genomföra arbetet på samma sätt nästa år
Ett system för lönekartläggning ersätter inte arbetsgivarens bedömningar, men kan guida arbetet, samla informationen och minska den manuella administrationen rejält.
Lönekartläggning i Workly
Workly är främst byggt för mindre och medelstora företag, men passar också stora och komplexa organisationer som vill genomföra en enklare lönekartläggning utan att fastna i krångliga mallar eller avancerade system.
Ni väljer också hur mycket hjälp ni behöver. Vissa företag genomför arbetet själva i systemet. Andra tar stöd av Worklys HR-strateger med arbetsvärdering, analys, dokumentation och kvalitetssäkring.
Läs mer om Worklys system för lönekartläggning.
Vanliga frågor om lönekartläggning
Måste alla företag göra lönekartläggning?
Ja. Alla arbetsgivare ska genomföra en lönekartläggning varje år, oavsett antalet anställda.
Måste små företag dokumentera lönekartläggningen?
Arbetsgivare som vid ingången av kalenderåret har färre än tio arbetstagare behöver inte dokumentera lönekartläggningen skriftligt. Från tio arbetstagare finns dokumentationskrav.
Hur ofta ska lönekartläggning göras?
Lönekartläggningen ska genomföras varje år.
Vad är lika arbete?
Lika arbete innebär att medarbetarna utför samma eller i stort sett samma arbetsuppgifter.
Vad är likvärdigt arbete?
Likvärdiga arbeten kan ha olika arbetsuppgifter men ställer sammantaget likvärdiga krav på kunskaper och färdigheter, ansvar, ansträngning och arbetsförhållanden.
Måste alla löneskillnader åtgärdas?
Nej. Sakligt motiverade löneskillnader får finnas. Skillnader som har direkt eller indirekt samband med kön ska däremot åtgärdas.
Får prestation påverka lönen?
Ja. Prestation kan vara ett sakligt skäl till olika lön om kriteriet är relevant, dokumenterat, könsneutralt och tillämpas konsekvent.
Måste chefer ingå i lönekartläggningen?
Ja. Alla arbeten ska ingå, inklusive chefs- och arbetsledande befattningar.
Behöver deltidsanställda och visstidsanställda ingå?
Ja. Alla anställda ska omfattas oavsett anställningsform.
Vad händer om vi hittar en osaklig löneskillnad?
Skillnaden ska åtgärdas så snart som möjligt. För arbetsgivare med minst tio arbetstagare ska dokumentationen innehålla en kostnadsberäkning och tidsplan, med målet att nödvändiga lönejusteringar sker så snart som möjligt och senast inom tre år.
