6 saker ett modernt HR-system klarar som Excel inte kan
Vad innehåller artikeln?
- En jämförelse mellan Excel och moderna HR-system
- 6 konkreta exempel på funktioner där Excel inte räcker till
- En snabb tldr-förklaring för dig som har bråttom
- En avslutande guide: När är det dags att ta steget vidare från Excel?
1. Automatiska påminnelser och uppföljningar
I Excel glöms saker bort. Det går att sätta upp påminnelser, men det är omständligt och aldrig riktigt pålitligt. Ett modernt HR-system skickar automatiskt påminnelser när det är dags för medarbetarsamtal, förlängning av provanställningar eller signering av viktiga dokument.
Med Excel:
Du behöver hålla allt i huvudet eller lita på att kalendern räcker. Minnesträning rekommenderas.
Med ett HR-system:
HR-systemet håller koll åt dig. Du får påminnelser, chefer får påminnelser – allt sker automatiskt.
2. Säker hantering av personuppgifter
Excel och GDPR är en svår kombination. Ett kalkylblad som ligger i en delad mapp kan snabbt bli en riskfaktor.
Ett modernt HR-system har inbyggd säkerhet, behörighetsstyrning och loggning så att du vet vem som sett vad – och när. Helt enligt GDPR.
3. Sökbar dokumenthantering
Har du någonsin försökt hitta ett signerat anställningsavtal i en mapp med 173 dokument? Eller ett Exceldokument med 211 rader och 36 kolumner? Det kan vara lite frustrerande… Med ett HR-system laddas dokument upp på respektive medarbetare, och allt är sökbart. “Lisa Karlsson + Anställningsavtal” och du hittar det direkt. Tanken är att du ska slippa leta överhuvudtaget. Det gör HR-systemet åt dig.
4. OSA och arbetsmiljöarbete
5. Medarbetarupplevelse i fokus
6. Smarta insikter
Excel kan summera siffror. Men ett HR-system som exempelvis Workly kan förutspå ökad risk för personalomsättning, ge AI-genererade förbättringsförslag och analysera data för att mejla ut en enkel insiktsrapport. Med andra ord, ett bra HR-system kan göra analyser och presenterar resultatet på ett enkelt och tillgängligt sätt. Med Excel får du tänka och räkna ut allting själv.
Ett HR-system ger dig färdiga insikter, inte bara data.
TL;DR - för dig som vill läsa det viktigaste
- Excel är bra – men inte för HR
- Du riskerar misstag, bristande säkerhet och missade deadlines
- Moderna HR-system är byggda för verkligheten
- Du får mer tid, bättre kontroll och gladare medarbetare
Dags att lämna Excel?
Om du fortfarande använder Excel för att hålla koll på anställningar, avtal och onboarding – då är det hög tid att titta på ett riktigt HR-system. Workly hjälper dig att få koll på allt från dokument till arbetsmiljö och medarbetarengagemang, i ett och samma system.
Och vet du vad? Du får testa Workly kostnadsfritt i 90 dagar. Där du själv får uppleva kraften i ett modernt HR-system utan Excel. Testa ett smartare sätt att jobba med HR helt enkelt.
Kontakta oss för mer information
