Guide: Vad ska ingå i ett modernt personalregister?
Vad innehåller artikeln?
- Vad är ett personalregister?
- Varför behövs ett personalregister?
- Vilka uppgifter ska ett personalregister innehålla? (checklista)
- Sammanfattning (tldr)
Varför behövs ett personalregister?
Ett modernt och uppdaterat personalregister är avgörande för att:
- Snabbt hitta viktig information om personalen.
- Säkerställa att företaget följer GDPR och andra lagkrav.
- Underlätta administration kring semester, sjukfrånvaro och personalutveckling.
Vilka uppgifter ska ett personalregister innehålla?
Här är en komplett checklista med olika typer av uppgifter som kan finnas i olika HR-system. Tanken med ett personalregister är att centralisera datan i ett system och anropa registret när datan behövs. Med det sagt är det vanligt med integrationer till andra system, som lönesystem för att hämta rätt uppgifter. Vilka personaluppgifter som lagras ser väldigt olika ut beroende på system, här är en checklista på vanliga uppgifter – men det betyder inte att alla bör finnas med. Det beror helt enkelt på hur uppgifterna ska användas.
Grundläggande personuppgifter
- Namn
- Adress
- Telefonnummer
- E-postadress
- Personnummer
Anställningsinformation
- Anställningsdatum
- Befattning
- Avdelning eller enhet
- Arbetsuppgifter och ansvar
- Anställningsform (fast, timanställd, provanställning)
Lönerelaterade uppgifter
- Lön och förmåner
- Bankuppgifter
- Skatteuppgifter
Frånvaro och semester
- Semesterhistorik och återstående semesterdagar
- Sjukfrånvaro
- Annan frånvaro (t.ex. vård av barn)
Utvecklingsinformation
- Utbildningar och certifikat
- Utvecklingssamtal och dokumenterade mål
- Prestation och utvärderingar
Övriga dokument
- Anställningsavtal
- Uppsägningsdokument
- Eventuella disciplinära åtgärder
TL;DR - för dig som vill läsa det viktigaste
Ett modernt personalregister samlar viktiga uppgifter om personalen och gör administrationen enklare, säkrare och mer effektiv. Inkludera personuppgifter, anställningsdetaljer, löner, frånvaro och utvecklingshistorik för ett komplett register – men alla delar kanske inte alltid behövs, beroende på behov.
Vill du ha hjälp att skapa ert personalregister?
